Conditions Générales de Vente

1. Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) régissent les prestations de services proposées par Atypical Desk, micro-entreprise immatriculée sous le numéro 833 346 893, dont le siège social est situé au 57 chemin de CHARAVEL 38200 Vienne, spécialisée dans la gestion administrative et financière.

2. Engagement

L’entreprise Atypical Desk engage son savoir-faire et son professionnalisme à la bonne réalisation des missions qui lui sont confiées, ainsi qu’à respecter les délais convenus avec le client lors de la prise de commande.
Le client s’engage à mettre à la disposition de l’entreprise Atypical Desk tous les éléments nécessaires à l’accomplissement de la mission définie.

Tout retard ou omission de la part du client pourra entraîner soit une révision de la date de la fin de la prestation, soit une annulation de la commande.

3. Acceptation des CGV

Toute commande implique l’acceptation sans réserve des présentes CGV par le client professionnel avant la signature du devis.

4. Lieux de la prestation

Les prestations de services sont réalisées exclusivement à distance.

5. Devis et commande

Toute prestation fait l’objet d’un devis détaillé, valable 30 jours.

Ce dernier est établi par l’entreprise Atypical Desk sur la base des informations communiquées par le client et indiquant le détail de la prestation à effectuer.

La commande est confirmée par la signature des présentes Conditions Générales de Vente, ainsi que par la signature du devis, non modifié, apposées avec la mention « Bon pour accord » et, le cas échéant, le cachet du client, retournés par voie électronique à l’entreprise Atypical Desk et accompagnée, s’il y a lieu, de l’acompte mentionné sur le devis.

À défaut de réception de l’acceptation du devis, l’entreprise Atypical Desk se réserve le droit de ne pas commencer sa prestation.

À défaut de confirmation de sa commande selon les modalités définies ci-dessus dans un délai de trente (30) jours à compter de la date d’envoi du devis, ce dernier sera considéré caduc. 

L’entreprise Atypical Desk se réserve la possibilité, après en avoir informé le client, de majorer les tarifs des prestations et/ou de ne pas respecter la date de fin de la prestation figurant sur la confirmation de commande initiale du client et ce, notamment dans les cas suivants :

• La modification ou l’ajout de prestations supplémentaires par le client postérieurement à l’établissement du devis par l’entreprise Atypical Desk ;
• Toute demande de prestations à réaliser les samedis, dimanches et jours fériés.

 À défaut d’accord express du client sur ces nouvelles conditions de prestations et/ou de facturation, l’entreprise Atypical Desk se réserve le droit de ne pas débuter sa prestation.

Sauf accord contraire indiqué sur le devis, les frais engagés pour la réalisation de la prestation (déplacements, envoi de courriers express, etc.) sont à la charge du client.

6. Prestations supplémentaires

Toute prestation non prévue explicitement dans le devis sera considérée comme prestation supplémentaire ; elle donnera lieu avant toute exécution à la signature d’une nouvelle proposition tarifaire ou d’un avenant au devis initial.

 7. Tarifs, modalités de paiement et TVA

Tarifs et modalités de paiement :

Les tarifs applicables sont ceux figurant sur le devis dûment accepté par le client, sauf conditions particulières expressément convenues entre les parties.

Ils sont indiqués en euros (€), fermes et définitifs.

Atypical Desk se réserve toutefois la possibilité de réviser ses tarifs au 1er janvier de chaque année. En cas de facturation au tarif horaire, la première heure est due dans son intégralité et est considérée comme indivisible.

Sauf dans le cadre des missions récurrentes, un acompte de 30 % est exigé à la signature du devis. Le solde est payable à l’issue de la prestation.

Pour les prestations ponctuelles s’étendant sur plusieurs mois, ainsi que pour les prestations récurrentes ou permanentes, une facturation mensuelle est établie.

Les factures sont payables nettes, sans escompte, sauf accord particulier exprès.

Le règlement s’effectue exclusivement par virement bancaire, sur le compte dont les coordonnées figurent sur la facture ou sur le relevé d’identité bancaire transmis au client.

Toute réclamation relative à une facture devra être adressée par écrit à Atypical Desk dans un délai de huit (8) jours ouvrés à compter de sa réception.

À défaut, la facture sera réputée acceptée sans réserve et ne pourra plus être contestée.

En cas de retard de paiement, des pénalités calculées à hauteur de trois fois le taux d’intérêt légal seront exigibles de plein droit, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de quarante euros (40 €) pour frais de recouvrement, conformément aux articles L.441-10 et D.441-5 du Code de commerce.

En cas de recouvrement contentieux, le client supportera également l’ensemble des frais engagés pour le recouvrement des sommes dues, y compris les frais de mise en demeure et de procédure.

À titre de clause pénale, il sera en outre redevable d’une indemnité égale à 15 % du montant total de la commande, avec un minimum forfaitaire de trente euros (30 €) par dossier, sans préjudice de tous dommages et intérêts complémentaires qui pourraient être réclamés par Atypical Desk.

En cas de non-respect des modalités de paiement par le client, Atypical Desk se réserve le droit de suspendre l’exécution des prestations en cours.

Une telle suspension ne pourra être invoquée par le client pour justifier un retard ou un défaut de paiement des sommes déjà exigibles.

TVA :

Les prix sont fermes et définitifs.

Sauf conditions particulières expresses propres à la vente, les prix des prestations effectuées sont ceux figurant au devis dûment régularisé par le client.

Ils sont exprimés en monnaie légale et s’entendent HT (TVA non applicables art. 293B du CGI).​

En cas de requalification par l’administration fiscale sur le taux de TVA applicable, le client s’engage à assumer la totalité́ de la régularisation (principal, pénalités, intérêts) et à rembourser l’entreprise rectifiée fiscalement des sommes versées par elle à ce titre.

8. Délai et réalisation des prestations

Les délais de réalisation sont indiqués à titre indicatif et peuvent être ajustés en fonction des besoins du client.

9. Majorations et frais supplémentaires

Toute prestation réalisée en urgence à la demande du client sera majorée comme suit :

• Les week-ends et les jours fériés : + 50 %.

Des frais supplémentaires peuvent s’ajouter au devis accepté par le client :

• Fournitures spécifiques à la réalisation des prestations ;
• Frais d’affranchissement au tarif en vigueur de La Poste ;

10. Annulation et résiliation

Toute annulation de la commande par le client après signature du devis et versement de l’acompte entraîne, sauf accord contraire écrit, la conservation de l’acompte à titre d’indemnité forfaitaire.

En cas de résiliation en cours de mission à l’initiative du client, les prestations déjà réalisées, ainsi que les frais engagés pour l’exécution de la mission, restent dus et feront l’objet d’une facturation au prorata du travail effectivement accompli.

Dans l’hypothèse où Atypical Desk ne serait plus en mesure d’assurer la mission pour une cause réelle et sérieuse, la mission pourra être résiliée de plein droit après notification écrite au client.

Les sommes correspondant aux prestations non réalisées et non encore facturées ne seront alors pas dues.

11. Exécution de la prestation

L’exécution de la prestation s’effectuera dans le délai fixé au devis.
Ce délai commencera à courir à compter de la réception par l’entreprise Atypical Desk du devis signé et de l’acompte, s’il y a lieu.
Aucune prestation ne sera engagée par l’entreprise Atypical Desk avant l’encaissement de l’acompte s’il y a lieu.

Le client dégage l’entreprise Atypical Desk de tout engagement relatif aux délais d’exécution de la prestation et ne saurait prétendre au paiement d’une quelconque indemnité :

• Dans le cas où cela n’a pas été possible à la date prévue du fait du client ;
• Dans le cas où les conditions de paiement n’auraient pas été respectées par le client ;
• En cas de force majeure ;​

Le client demeure seul responsable de la légalité des documents, informations, instructions et demandes qu’il transmet à Atypical Desk dans le cadre de la prestation.

Atypical Desk ne pourra voir sa responsabilité engagée du seul fait de l’exécution, de bonne foi, d’instructions ou de demandes fournies par le client, sauf faute propre qui lui serait personnellement imputable.

Atypical Desk se réserve en outre le droit de refuser, suspendre ou interrompre toute prestation dont l’objet, le contenu ou les modalités d’exécution apparaîtraient contraires à la loi, à l’ordre public ou à la réglementation applicable.

12. Outils et sécurité

12.1 Outils collaboratifs, accès et espaces documentaires sécurisés

Dans le cadre de l’exécution des prestations, Atypical Desk peut mettre à la disposition du client un espace documentaire et collaboratif sécurisé, strictement réservé aux échanges liés à la mission. Cet espace est accessible au client pendant toute la durée de la collaboration, selon des modalités d’accès qui lui sont communiquées directement.

Sauf obligation légale de conservation plus longue, l’espace documentaire mis à disposition du client peut être supprimé dans un délai de six (6) mois suivant la fin de la collaboration.

Avant suppression, Atypical Desk informe le client afin de lui permettre, s’il le souhaite, de récupérer les documents qu’il y a déposés ou qui y ont été partagés dans le cadre de la mission.

Le client demeure responsable de la sauvegarde, de l’archivage et de la récupération de ses propres documents avant la date de suppression communiquée.

La suppression de cet espace collaboratif ne porte pas atteinte aux obligations légales de conservation applicables aux documents contractuels ou de facturation conservés par Atypical Desk.

12.2 Accès aux logiciels, applications et environnements du client ou du prestataire

Lorsque l’exécution de la prestation nécessite l’utilisation de logiciels, applications, plateformes, espaces documentaires ou outils métiers, le client et Atypical Desk peuvent être amenés à se communiquer des accès strictement limités aux besoins de la mission.

Le client s’engage, lorsqu’il met un outil à disposition d’Atypical Desk, à fournir des accès valides, sécurisés, personnels ou individualisés lorsque cela est possible, et limités aux seules fonctionnalités nécessaires à l’exécution de la prestation.

Il demeure responsable des droits qu’il accorde sur ses propres outils, plateformes et environnements.

De son côté, Atypical Desk peut mettre à disposition du client des accès à certains outils collaboratifs utilisés dans le cadre de la mission.

Le client s’engage à en faire un usage strictement conforme à leur destination, à ne pas partager ses identifiants avec des tiers non autorisés et à signaler sans délai toute suspicion d’accès non autorisé ou d’incident de sécurité.

Chaque partie s’engage à préserver la confidentialité des identifiants, mots de passe, liens d’accès et informations de connexion qui lui sont communiqués dans le cadre de la collaboration.

À la fin de la mission, chaque partie s’engage à supprimer, désactiver ou restituer les accès devenus inutiles dans un délai raisonnable.

13. Responsabilité

Atypical Desk s’engage à fournir une prestation conforme aux attentes convenues. Toutefois, il ne peut être tenu responsable des erreurs résultant d’informations incorrectes ou incomplètes fournies par le client.

14. Données personnelles

Dans le cadre de l’exécution des prestations, Atypical Desk peut être amenée à collecter et traiter des données personnelles concernant ses clients, leurs interlocuteurs, ou les personnes concernées par les documents confiés dans le cadre de la mission.

Ces données sont traitées uniquement pour les finalités suivantes : gestion des devis, exécution des prestations, facturation, suivi de la relation contractuelle, gestion administrative et, le cas échéant, respect des obligations légales et réglementaires.

Le responsable de traitement, pour ses propres traitements administratifs et commerciaux, est : Dominique LOUCHET, joignable à l’adresse suivante : assistante.virtuelle@atypical-desk.fr.

Les données ne sont ni vendues ni cédées à des tiers non autorisés.

Elles peuvent toutefois être transmises, dans la stricte limite nécessaire, à des prestataires techniques, hébergeurs, outils collaboratifs, services de messagerie, établissements bancaires ou tout autre sous-traitant intervenant dans le fonctionnement de l’activité ou l’exécution de la mission.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution de la prestation, puis archivées pendant les durées légales applicables.

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 et à la loi Informatique et Libertés, toute personne concernée dispose, selon les cas et les limites prévues par la réglementation, d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de ses données.

Ces droits peuvent être exercés en écrivant à l’adresse électronique mentionnée ci-dessus.
En cas de réclamation, la personne concernée peut saisir la CNIL.

15. Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont soumises au droit français.
En cas de différend relatif à leur interprétation, leur exécution ou leur validité, les parties s’engagent à rechercher préalablement une solution amiable.
À défaut d’accord amiable, le litige sera porté devant les juridictions compétentes dans les conditions du droit commun.

16. Sécurité des échanges et confidentialité

Atypical Desk s’engage à mettre en œuvre des mesures raisonnables de sécurité et de confidentialité adaptées à la nature des informations transmises dans le cadre des prestations.
À ce titre, Atypical Desk utilise notamment des outils protégés par authentification, un antivirus et un pare-feu régulièrement mis à jour, ainsi que des espaces de stockage et de partage sécurisés. Des mesures complémentaires, telles que la protection par mot de passe de certains documents, peuvent être mises en place lorsque la sensibilité des données le justifie.

Le client est informé que la sécurité des échanges dépend également de ses propres outils, pratiques et dispositifs.

Il lui appartient notamment de ne transmettre que les données nécessaires, de sécuriser ses accès, et d’éviter l’envoi d’informations sensibles via des canaux inadaptés lorsqu’une solution plus sécurisée peut être utilisée.

Atypical Desk ne pourra être tenue responsable d’une faille de sécurité imputable aux outils, systèmes ou négligences du client, ni d’un incident extérieur échappant raisonnablement à son contrôle.

Annexes

Annexe 1 – Accord de traitement des données personnelles

Entre les soussignés :
Le Client, agissant en qualité de responsable de traitement,
Et Atypical Desk, agissant en qualité de sous-traitant au sens du Règlement (UE) 2016/679,
il est convenu ce qui suit :

1. Objet
La présente annexe a pour objet de définir les conditions dans lesquelles Atypical Desk s’engage à traiter, pour le compte du Client, des données personnelles nécessaires à l’exécution des prestations convenues.

2. Description du traitement confié
Atypical Desk est autorisée à traiter pour le compte du Client les données personnelles strictement nécessaires à l’exécution des missions administratives, pré-comptables, de suivi administratif, de gestion documentaire ou de coordination confiées par le Client.
Les catégories de personnes concernées peuvent notamment inclure : dirigeants, salariés, clients, prospects, fournisseurs, partenaires ou tout autre interlocuteur du Client.
Les catégories de données traitées peuvent notamment inclure : identité, coordonnées, données professionnelles, données de facturation, éléments administratifs, et plus largement toute donnée contenue dans les documents transmis par le Client dans le cadre de la mission.
La nature des opérations de traitement peut inclure : consultation, collecte indirecte, enregistrement, organisation, classement, mise à jour, extraction, transmission, suppression ou restitution.
La durée du traitement est limitée à la durée de la mission, augmentée, le cas échéant, des durées strictement nécessaires aux obligations légales, à la restitution ou à l’archivage probatoire.

3. Instructions du Client
Atypical Desk ne traite les données personnelles que sur instruction documentée du Client, sauf obligation légale contraire.

Le Client garantit que les instructions données sont licites et conformes à la réglementation applicable.

4. Confidentialité
Atypical Desk veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

5. Sécurité
Atypical Desk met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, compte tenu notamment de la sensibilité des données traitées, des outils utilisés et de l’état des connaissances.
Ces mesures peuvent inclure, selon les cas : contrôle des accès, mots de passe robustes, authentification, antivirus, pare-feu, sauvegardes, limitation des habilitations et sécurisation des espaces de stockage et de partage.

6. Sous-traitance ultérieure
Le Client autorise Atypical Desk à recourir à des sous-traitants ultérieurs pour les seuls besoins techniques ou opérationnels strictement nécessaires à l’exécution de la mission, tels que les services d’hébergement, de messagerie, de stockage, de sauvegarde ou d’outils collaboratifs.
Atypical Desk s’assure que ces sous-traitants présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données et qu’ils sont liés par des obligations appropriées.

7. Assistance au Client
Dans la mesure du possible et compte tenu de la nature du traitement, Atypical Desk assiste le Client pour répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées et pour satisfaire à ses obligations relatives à la sécurité, à la notification des violations de données, aux analyses d’impact et aux consultations préalables, lorsque cela est requis.

8. Violation de données personnelles
Atypical Desk informe le Client dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d’une violation de données personnelles affectant les traitements réalisés pour le compte du Client, en lui communiquant les informations utiles dont elle dispose.

9. Sort des données en fin de mission
Au terme de la mission, Atypical Desk restitue ou supprime, selon les instructions du Client, les données personnelles traitées pour son compte, sauf obligation légale imposant leur conservation.
Les sauvegardes techniques et archives légales peuvent être conservées pendant la durée strictement nécessaire à ces obligations.

10. Documentation et audits
Atypical Desk met à la disposition du Client les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations de sous-traitant.
Le Client peut, après préavis raisonnable et sans perturber excessivement l’activité d’Atypical Desk, demander toute information utile ou, en cas de besoin sérieux et justifié, faire procéder à une vérification adaptée des garanties mises en œuvre.

11. Transferts de données hors Union européenne
Dans l’hypothèse où des outils ou prestataires impliqueraient un transfert de données hors de l’Union européenne, Atypical Desk s’engage à veiller à l’existence d’un mécanisme juridique approprié encadrant ce transfert.

12. Hiérarchie contractuelle
La présente annexe complète les CGV et le devis signé.

 En cas de contradiction sur les questions de protection des données personnelles, la présente annexe prévaut.